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デジタルを手軽にうまく活用して整理しよう! 年賀状の整理と片づけ方

目次

お正月には欠かせない年賀状。年々増えていく年賀状の整理や保管方法は悩みどころですね。家族の誰が見ても分かりやすい年賀状の管理をシステム化するために、デジタルアプリ【Evernote】を取り入れた仕組みを作っておくことをオススメします。

こんにちは、広島市のエバーノートマスター木原ことのです。

ひと回りくらい年下の新婚さんに、年賀状は何枚くらい出している?と聞いたところ、「出してません」とひとこと。では奥さんは?と聞くと、「多分出してないと思います」と。(!)

じゃあLINEで?と聞くと「うーん、まあ、お正月にLINEをすることがあれば……」

何とも時代は変わるものですね。それでも届いた年賀状を見ると、季節感を感じられるし、友人知人の近況を知ることができるので、楽しみにしています。

しかし毎年全て保管するとなると増える一方、保管するスペースも必要。それに正直なところ、昔のようには年賀状の管理に手をかけられなくなってきました。

そこでぜひオススメしたいのが、デジタルを使った整理術。みなさんも一度は聞いたことがあるかもしれません、ノートアプリ【Evernote】の出番です。

Evernote × 年賀状のメリット

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エバーノートに取り込んだ年賀状のデータはクラウドに保存できます。そのため場所を取りませんし、長期にわたって保存できます。しかも、いつでもどこでも年賀状を確認することができます。

年々増えるデータ化された年賀状は、エバーノートの検索機能で探すことができます。

例えば、「2019」「木原」と入力すると、2019年の木原という人の年賀状を探し出してくれます。 ※手書きの文字は認識しないこともあります。

このアプリは課金で使える幅が広がりますが、無料のままでも、写真の中の文字を自動認識できる機能はついています。

そしてパソコンでも管理できるので、大きな画面でみたい人にはうれしいですよね。年賀状の撮影はスマホのエバーノートアプリから、データ化された年賀状の情報管理はパソコンで、という風に使い分けすることもできます。

一番のメリットは、年賀状をエバーノートに取り込んでいくことによって、実物の年賀状を処分するときに、気持ちの抵抗が少なくなるということ。

それでは実際に、エバーノートを使った年賀状の整理方法をお伝えいたします。なお、スキャナーを使うこともできますが、今回は手軽なスマホだけで管理する方法です。

私はいつでもエバーノートを立ち上げられるように、スマホの待ち受け画面にエバーノートのウイジェットを作っていますよ。

Evernoteで年賀状を管理する手順<保存と検索>

1. 年賀状の写真を撮影してエバーノートに保存する

エバーノートアプリ内に専用のカメラがあります。

カメラマークをタップ ↓ 右上のアイコンはお好みで選ぶ ・山マーク「手動モード」‥‥写真そのままで保存(保存形式を選択できる) ・ノートマーク「自動モード」‥‥年賀状を文書として保存(傾きや歪みも自動補正するが、背景が白いと年賀状の輪郭を認識しにくいため、輪郭の分かりやすいように暗めのテーブル等の上に置くのがポイント) ↓ 年賀状を宛名面・裏面ともに撮影 ↓ 右下の「✔」チェックマークをタップ ↓ ノートタイトルは「2020 年賀状」などにして、年賀状の保存完了

一枚ずつ繰り返せば、枚数分の「2020 年賀状」ノートができます。

2. エバーノートアプリに年賀状用の「ノートブック」を作る

Screenshot 20191222 225634

アプリ内に、年賀状用フォルダを作ると分かりやすいですね。

私は(親)ノートブック「年賀状」→(子)ノート「2019年賀状」で一枚ずつ保存。

一枚ずつに「親戚」「友達」「会社」というタグを付けることによってカテゴリ分けをしています。

エバーノートを開いて、先ほど作ったノート「2019年賀状」をタップ ↓ 初めの設定では「最初のノートブック」に保存されるので、「年賀状」ノートブックを作って移動させる ↓ ノートブック「年賀状」内に、ノート「2019年賀状」が入る

より詳細な情報を加えたい場合、同じノートにひとことメモを書いておくこともできますよ。

また、グループ分けしたい場合は「2020年賀状親戚」「2020年賀状友達」「2020年賀状仕事」というノートそれぞれに分けて保存しておくとわかりやすいです。

3. 保存した年賀状を検索してみよう

なぜエバーノートに保存するのかというと、検索機能の精度が高いから……というのが一番の理由。

画面右上のメニューバー(機種によって下の場合も)から虫眼鏡マークをタップ ↓ 探したいワードを入力すると、ノートのタイトル、タグ、写真に写っている文字すべて検索がかかります。 ↓ 表示された検索結果の中から、該当するノートを選択。 ↓ 検索完了。該当の文字には黄色のマーカーがついています。

私は毎年、お年玉の抽選番号で検索しますが、一枚一枚めくる必要がないので、枚数の多い方ほど、エバーノートで年賀状を管理するほうが向いているかもしれません。

Evernoteの無料プランは30日間で60MB

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エバーノートの無料・ベーシックプランは30日間60MBまでですが、30日ごとにリセットされるので容量制限がかかった場合は翌月まで待って保存すれば良いのです。

他にもクラウドはいくつかありますが、このシステムはエバーノートだけ。使えば使うほど容量が増えていくなんてお得ですよね。

ちなみに年賀状の裏表の撮影では1枚=約1.2MB。制限に達するのは50枚前後でしょうか。

残りのアップロード容量は、マイページで確認することができます。

まとめ

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とはいえ、すべての年賀状をエバーノートでデジタル化したからといって、実物の年賀状を全捨てしているわけではありません。

わが家では年賀状は、ボックスタイプのはがきケースに1年分の年賀状を家族分まとめて保管しています。家族二人ですし、合わせて100枚もない程度なのでちょうど収まります。ボックスの中は、人別に輪ゴムで分けているだけ。本棚の空いているところに立てています。

一つのはがきケースにちょうど1年分が収まることも加味して、期間は3年と決めました。お正月に年賀状が届いたら、一番古い年のはがきケースの中身をまとめて入れ替えるだけなので、作業が簡単で苦になりません。

それでもエバーノートにはすべて保存できるのがとても便利で、最近では「あけましておめでとう」のLINEやメールも同じようにエバーノートに保存しています。

この記事が、少しでも年賀状の管理に困るという方の参考になればうれしいです。


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この記事の著者

マイナビウーマン子育て

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