書類の簡単整理術①書類を整理する目的を把握する

書類の片付けを始める前に、まずは日々の習慣と書類を保管する目的を考えてみましょう。たとえばDMやチラシを郵便受けから持ってきたら、テーブルの上にとりあえず置いていたりしませんか？

毎日DMやチラシをテーブルに置く人とすぐ処分する人では、テーブルの上のすっきり度がまったく違います。
書類をテーブルに置く前に「必要」か「不要」を判断し、不要なものはその場で捨てることをぜひ習慣にしたいものです。

我が家では玄関のシューズボックスに資源回収用のストッカーを置いており、チラシ類を部屋に持ち込まないようにしています。

また、書類は「情報」と「思い出の品」の2つに分けることができます。
給与明細や取扱説明書などの「情報」についてはインターネットで閲覧できるものも多く、書類として残す必要がないものも増えています。

お子さんの作品や賞状といった「思い出の品」はすべて保管すると膨大な量になります。
箱に入るだけ分だけ保管するなど、残すべきものを厳選しましょう。

書類の簡単整理術②書類を仕分けする

書類のファイリングまたは処分はすぐにやることが望ましいですが、どうしても難しい場合もありますよね。
そんな時は書類の「仕分け」のみをし、週末などに片付ける仕組みを試してみてはいかがでしょうか？

書類収納には個別フォルダーが使いやすく、管理も簡単です。
我が家は無印良品の「再生紙ペーパーホルダー」を使って領収書や取扱説明書などの書類を収納していますが、仕分けの際にもこのアイテムを使用しています。

仕分けのやり方としてはフォルダーを4つ用意し、各見出しにラベルを貼ります。

以下は仕分けの一例です。

①リサイクル…古紙として資源回収に出すもの
②シュレッド…廃棄するもの
③保留…ファイリングまたは処分の判断に迷うもの
④ファイリング…ファイリングするもの

フォルダーはファイルボックスに入れて、できるだけ視界に入りやすく作業のしやすい位置に置きます。

あとは書類が家の中に入ってきたら各フォルダーに仮置きし、片付けのタイミングに合わせてファイリングまたは処分する流れです。
この方法ですとテーブルの上に書類を積み重ねておくよりも視覚的にすっきりしますし、片付けの段階でファイリングなのか処分なのか迷うことも少なくなります。

書類の簡単整理術③ファイリングのコツ

書類収納には穴を開けてファイリングする方法やポケット付きのクリアブックに保管する方法などもありますが、ここでは前述した個別フォルダーを使ったファイリングについてご紹介します。

個別フォルダーを使う時のコツは、新しい書類を左側から入れることです。このルールを守っているといつも左側には最新の書類があり、右側には古い書類がある状態となります。

また、右側にある書類のうち保管の必要がないと判断したものは、新しい書類を差し込む時に抜き取ります。
こうすることでフォルダー内の書類を一定数に保つことができ、書類がどんどんたまっていくのを防ぐこともできます。

何のために書類を保管するのかを考えていくと、本当に保管が必要な書類は案外少ないことに気づきます。紙の書類として残さない方法を取り入れつつ、保管する書類はなるべくシンプルな方法で管理することが挫折しないコツです。

書類収納は片付けの中でも難しいジャンルのひとつですが、今回ご紹介した方法が参考になれば幸いです。

「＃整理整頓」の記事をもっと見る

【あなたにおすすめの記事】
■優秀すぎる！無印良品のアイテムでさっと取り出せる書類収納術
■簡単な書類整理の仕分け方法！3つのコツ☆
■お手軽♪無印良品グッズで簡単に書類や説明書を整理する方法
■ファイルボックスを使った無印良品の収納アイディア5選！
■プロが断言！片づけがうまくいかない人の特徴