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書類の整理に困ってる…って人注目!整理収納アドバイザーがやってる「書類整理と保管方法」

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整理収納アドバイザーのfuccoです。つい「あとでいっか」と処分を後回しにしてしまうのが、書類関係ではないでしょうか?特に、家電などの取扱説明書や給与明細は、処分するタイミングを逃しやすいですよね。今回は、わが家で実践中の書類整理と保管方法を具体例と一緒に紹介します。

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目次

取扱説明書の整理

洗濯機などの大きな物から毛玉取りクリーナーまで、取扱説明書と名のつく書類は、すべて処分しています。1つだけ、捨てる前にやっていることがあります。それは「トリセツ」というアプリに家電を登録すること。

取説が必要になったら、「トリセツ」アプリを開けばメーカーの公式取扱説明書ページへ飛ぶことができるのです。このアプリに出会ってから、保管していた取説を一気に手放すことに成功。取説整理の強い味方です。

取説自体はアプリからではなく、web検索しメーカーの公式ページからも取説は見ることができます。実際にスマホからweb検索したこともあるのですが、アプリの方がサクサク飛べて時短できるなと感じました。

また「トリセツ」アプリは、手持ちの家電がどれだけあるのか一度に把握できるので、物の整理やメンテナンスにも重宝していますよ。

給与明細・税金関係の書類整理

お住いの地域やお仕事によっても異なりますが、給与明細は2〜5年、市税領収書は5〜7年くらいを保管の目安にしています。

何か基準がないと溜まる一方なので、わが家では5年以上前の書類は、アプリを使ってスキャンをしてから処分することにしました。

いくつかアプリを試してみて落ち着いたのが「ADOBE SCAN:OCR付スキャナーアプリ」です。ちょっと難しそうな名前ですが、やることはとても簡単。カシャっと画像を撮影して、書類の名前を付けて保存を押すだけで、PDFとして保管できるのです。

中でも私が「このアプリ便利だな」と実感したのが、検索窓に「国民」とキーワードを入力すると、「国民健康保険の領収証」がすべて出てくること。「領収証で足りない月あったかな?」など、同じ名称の書類を一度に確認したい時にも使い勝手が良いです。

書類保管におすすめのグッズ3つ

定期的に発生する給与明細や医療費明細は、ダイソーのセクションファイルに保管中です。

「給与明細」「医療費」など、名前を付けたコーナーに入れるだけなので、仕分けも楽チン。保管がラクだとわかると書類をその辺に出しっ放しにすることがなくなったのも、予想外のメリットでしたよ。

個別フォルダーは以前職場で使っていて、見た目のシンプルさと使いやすさに虜になったアイテムです。個別フォルダーには「生命保険関係」「家購入関係」など、捨てない書類を保管しています。

保管したい書類分だけフォルダーを使うので、収納もスリム。余計な装飾もありません。色味も落ち着いたグレーなので、他の収納グッズとも相性が良いのも嬉しいポイントでした。

セクションファイルと個別フォルダーは、まとめて無印のファイルボックスに保管しています。この保管ボックスが(あとはアプリ)、わが家の書類全般収納です。

ファイルボックスに指を掛ける穴が開いているので、押入れの最上段に入れても取り出すのがラク。ファイルボックスと個別フォルダーのサイズもピッタリでしたよ。

年に1回の押し出し式で、溜めない仕組みを!

私の場合、一度に書類整理をするのは大変だったので、まず手の空いた時にコツコツ整理をしていきました。先が見えてきたら「よし!今月中に終わらそう」と目標を作り、整理のモチベーションを上げたりも。

今ある書類の整理が終わったら、今度は溜めない仕組み作りです。年に1回、押し出し式に「スキャンして処分する書類はあるかな?」と見直せば、溜まり過ぎを防げます。

家庭に溜まりやすい書類の整理と保管方法を紹介してきました。アプリやグッズを上手に使って、書類整理と収納がラクになりますように。そして、溜めない仕組みでスッキリと暮らしが循環しますように。

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