職場で悩む「ミスの指摘」や「お断り」の連絡…“気まずいこと”を上手に伝えるテクニック具体例

相手の誤りに気がついた時、こちらが応えられない難しいお願いをされた時、相手との今後の関係を考えると伝え方に迷ってしまう……。こんな経験はありませんか？

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今回は日常の事象から、歴史上の出来事や文化論、ニュースまで、幅広い観点で研究、執筆するグループ「博学面白倶楽部」による『大人の「ひと言」ハンドブック』（三笠書房）から、ちょっと言いにくい✅相手の誤りに気づいたら✅難しい頼みごとをされたらに、使える「ひと言」についてお届けします！

ケース1｜相手の誤りに気づいたら

何かの間違いに気づいた場合でも、ミスを強く抗議したり、非難したりするのは賢明とは言えない。事実関係を明らかにして、修正を依頼するスタンスで応じたほうが、あとあとしこりを残さなくてすむ。

ひと言 例①

「到着した商品の数量が不足しています。注文書をご確認のうえ、不足分をすみやかに納品くださいますようお願いします。」

フォーマル度：★★頭に血が上って強い調子にならないように。

急ぐときは、「大至急、ご送付いただけるようお願いします」「配達日時をお知らせください」などとつけ加えると、こちらの切迫感が相手に伝わる。

ひと言 例②

「お送りいただいた見積書につきまして、先日お話ししていた金額とは相違があるようです。お確かめください。」

フォーマル度：★★明らかに相手側に誤りがあると思っても、互いに誤解していたかもしれないという姿勢が大事。「相達があるようです」とやんわり指摘する程度がベター。

ひと言 例③

「本日、着荷いたしましたABCセットにつきまして 、お問い合わせ申し上げます。検品しましたところ、印刷のずれが4カ所ございました。早急にご確認いただき、対応いただきたくお願い申し上げます。」

フォーマル度：★★★商品の不具合について問い合わせ、対応を求める言い回し。

日頃親しくしている相手にこそ、こうしたフォーマルなひと言を使うことで、こちらの本気度を伝えることができる。

こんな「ひと言」アレンジも

「何かの手違いかと存じますが、早急にお改めいただけますようお願い申し上げます。」

ケース2｜難しい頼みごとをされたら

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相手の求めに応じられない場合、ただ「ノー」と断っては今後の関係に影響が出てしまいかねない。こちらの状況を汲んでもらえるようなひと言を添えて、理解してもらうほうがベター。

ひと言 例①

「今般の事情に鑑みて、値引きは難しいとの結論に至りました。どうかご理解ください。」

フォーマル度：★★よくない返事には、定番のかたい表現を使い、きちんとした印象にまとめるのも手。

「諸般の事情に鑑みて」「昨今の情勢を踏まえ」と言い換えられる。「有り体に申し上げて、きわめて困難です」「率直に申し上げて非常に厳しいです」なども使える。

ひと言 例②

「私の力不足で申し訳ありません。どうかご容赦ください。」

フォーマル度：★★要求がのめない理由が自分の力不足にあるとして、謝ってしまう言い回し。そんなふうに謝られては、相手もこれ以上頼みづらくなる。

状況に応じて、「手を尽くしてみましたが、八方塞がりの状態です」「関係各所に働きかけましたが、どうにも道が拓けません」といったフレーズも使える。

ひと言 例③

「今回は、ご希望に沿える自信がありません。お察しください。」

フォーマル度：★いつも相手の希望に応えようと努めている関係で、「今度ばかりはムリ！」と言いたいときに使える。「ご希望」を「ご期待」に換えてもいい。

また、状況への理解を求める表現「お察しください」のほかには、「お汲み取りください」も使える。

できるだけ丁寧な言い方にしたいときは、「ご賢察いただけますようお願い申し上げます」とすればいだろう。

こんな「ひと言」アレンジも

「誠に遺憾ながら、今現在お受けすることがかなわない状況にあります。ご理解いただけますようお願いいたします」

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この記事は、博学面白倶楽部著『大人の「ひと言」ハンドブック』（三笠書房）より一部抜粋・再編集したものです。詳しくは下記をご覧ください。

書籍『大人の「ひと言」ハンドブック』