簡単にできてストレスフリーになる！整理のプロに聞いた「紙の管理がラクになるコツ」

書類整理の基本をご紹介！

整理収納アドバイザーFujinaoです。

皆さんは初めて行くスーパーで「コーラを探してきて」と言われても、そんなに苦労することなく見つけ出すことができるのではないでしょうか？

これはスーパーがモノをジャンル別に陳列しているからです。

ですから私たちは初めて行ったスーパーでも「飲料コーナー」「ジュース類」「コーラ」というように簡単にお目当てのものを見つけることができるのです。

「モノは、ジャンルで分ける」

これは家庭でのモノの定位置の決め方でも共通する大切なポイントです。

書類の仕分け方

それでは、家庭内で多くの人を悩ませている書類はどのように仕分けていけば良いのでしょうか？

仕分け方の説明に入りたいところですが、まずは一番大切な前提からお話ししたいと思います。

それは書類の管理はとにかく余計なモノを捨てることが大切ということです。

パズルはピース数が少なければ少ないほど難易度が下がるように、紙類の管理も枚数が少なければ少ないほどハードルが下がります。

例えば書類は封筒から出し、送り状やチラシは捨てて本当に必要な書類だけを残し、中に入っているものがパッと見て分かるようにクリアファイルに差し替える。

これだけでも書類管理の手間がかなり違います。

「封筒からは出して余計な紙はすぐに捨てる」「パッと見て何の書類かわかるようクリアファイルに入れる」だけでもまずはぜひお試しください。

では、その選別して残った書類はどうやって仕分けていけば良いのでしょうか？

ポイントは大きく分けて2つあります。

①人別で分ける

まず、家族で住んでいる方は「その書類は誰に所属するものなのか」ということを考えていきましょう。

コーラを探す時と一緒で「誰に関する書類なのか」が整理されているだけで随分と書類は探しやすくなります。

分け方は保険の契約書や銀行口座のような個人名義のものの他、取扱説明書やゴミの分別表、防災マップのように家族共有の書類、そして思い出の品に属するモノが出てくると思います。

思い出の品の紙類とは、例えば子供が生まれた日の新聞や子供が書いてくれたお手紙、子供の写真が載っている学級だより、旅行で行った博物館のチケットなどです。紙類ではありますが「思い出の品」というジャンルになりますので、写真や子供のファーストシューズのような「モノ」と一緒に保管するのがおすすめです。

まずは「個人名義のもの」「家族共有のもの」「思い出のもの」の3つのジャンルで分けてみましょう。

②使用頻度別で分ける

人別で分けた後は、その紙類をどのくらいの使用頻度で使うのかで分けていきます。

例えばすぐに提出が必要な書類やよく見返す書類は一軍の書類です。

提出したり手続きを行わなくてはいけない書類は忘れないよう机の上に出しっぱなしにしたり、よく目立つ位置に掲示します。

置き場がどこにもないときには毎日確認する手帳に挟むのはいかがでしょうか。

また、学校の月間予定表のようによく見る書類は見返しやすさを優先し、手が届きやすい場所に保管するのがおすすめです。

クリアファイルに入れて1箇所にまとめて保管しておくか、マグネットクリップでまとめておくと見返しやすいです。

数ヶ月に一度見る程度の書類であれば2軍の書類として管理しましょう。

棚の中などに定位置を作るとお部屋がスッキリとするのでおすすめです。

書類の管理方法

まずはジャンル別にクリアファイルに書類を入れます。

クリアファイルを個別フォルダーで挟み、ファイルボックスに入れたら完成です。

この方法は出し入れや持ち運びがしやすくおすすめです。

ほとんど中身が入れ替わることがない書類であればクリアポケット式のファイルも見返しがしやすく便利です。

付属品が沢山ある取り扱い説明書は専用のファイルを使うと説明書と付属品が一緒に納められます。

住宅購入時の契約書類のような滅多に使うことがない書類は3軍の書類として保管します。

場所は2軍書類の近くでも良いですし、スペースに余裕がない時には高い場所など少し使いにくい場所を利用しても構いません。

収納方法はどんな形状の書類なのかによって様々ですが、ケースでジャンル毎にまとめて保管するのも一つの手です。

書類の整理が面倒なのは一枚一枚確認して判断が必要な所です。

時間がかかる作業ですが一度ジャンル分けして定位置が決まると管理が楽になります。

そして案外本当に必要な書類は少ないということに気がつけるのではないかと思います。

ぜひ書類の仕分けにチャレンジしてみてくださいね。